Informativa Privacy Clienti - CARAVATI PAGANI - Dottori Commercialisti Associati

CARAVATI PAGANI – Dottori Commercialisti Associati, C.F. e P.IVA 01186760037, con sedi in Arona (NO), Piazza De Filippi 7, Milano (MI), Via Giosué Carducci 31, Gozzano (NO), Via Beltrami 47 (di seguito anche solo “CARAVATI PAGANI”), in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali da Lei volontariamente comunicati ai sensi del Regolamento UE 679/2016 – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), di seguito anche solo “GDPR”, riconosce l’importanza della protezione dei dati personali e considera la loro tutela uno degli obiettivi principali della propria attività.

Con la presente siamo a fornire le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti ai clienti persone fisiche e alle persone fisiche che operano in nome e per conto dei clienti persone giuridiche, associazioni ed enti, ai sensi dell’articolo 13, GDPR. Pertanto, prima di fornire qualsiasi dato personale, CARAVATI PAGANI La invita a leggere con attenzione la presente informativa poiché la stessa contiene informazioni importanti sulla tutela dei dati personali e sulle misure di sicurezza adottate per garantirne la riservatezza nel pieno rispetto della normativa vigente. CARAVATI PAGANI La informa che il trattamento dei Suoi dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici e/o telematici e sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza e tutelando i diritti e le libertà dell’interessato. I Suoi dati personali verranno, pertanto, trattati con logiche strettamente correlate alle finalità di seguito indicate, in accordo alle disposizioni del GDPR e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Premessa

Per “GDPR” si intende il Regolamento UE 679/2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27/04/2016, applicabile dal 25/05/2018, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

Per “dati personali” si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale.

Per “dati particolari” si intende i dati personali idonei a rivelare l’originale razziale ed etnica, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché i dati genetici e biometrici, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Per “dati giudiziari” si intende i dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza. Per “trattamento” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate ai dati personali o insieme di dati personali, come la  raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

1. Oggetto del Trattamento

Il Titolare tratta i Suoi dati personali da Lei volontariamente comunicati (verbalmente, tramite biglietto da visita, e-mail, consegna di documenti, attraverso il sito web del Titolare, ecc.), a titolo esemplificativo ma non esaustivo: nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza e domicilio, sede del luogo di lavoro, ragione sociale, numero di partita IVA, codice fiscale, numero di telefono fisso o mobile, numero di fax, indirizzo di posta elettronica, indirizzo PEC, società datrice di lavoro, ruolo e/o inquadramento aziendale, coordinate bancarie, ecc..

CARAVATI PAGANI tratterà i suddetti dati in conformità al GDPR, assumendo che siano riferiti a Lei, alla Sua azienda o

a terzi soggetti, anche Suoi familiari, che hanno espressamente autorizzato Lei a conferirli in base ad un’idonea base giuridica che legittima il trattamento dei dati in questione. Rispetto a tali ipotesi, Lei si pone come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, Lei conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a CARAVATI PAGANI da terzi soggetti i cui dati personali siano stati trattati su Sua richiesta e/o in esecuzione del mandato conferito.

2. Finalità e base giuridica del trattamento, natura obbligatoria o facoltativa del conferimento, conseguenze del rifiuto, consenso

I Suoi dati personali saranno trattati:

1. I) senza il Suo consenso espresso (articolo 6, lettere b, c, f, GDPR), per le seguenti finalità:
   1. adempiere agli obblighi precontrattuali e contrattuali derivanti dal conferimento di un eventuale incarico professionale; in particolare, dare esecuzione al mandato di cui il Titolare è investito in qualità di consulente fiscale, contabile, societario e legale; tale compito prevede la redazione di tutti gli atti, i documenti e le dichiarazioni necessarie per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa civilistica e fiscale, in relazione alle caratteristiche del soggetto e dell’attività svolta (a titolo esemplificativo e non esaustivo: predisposizione e trasmissione dichiarazioni dei redditi, predisposizione e trasmissione alla CCIAA, contratti di ogni natura, visure camerali e catastali, tenuta dei registri e libri contabili, etc.), nonché per soddisfare ogni altra richiesta effettuata dal cliente;
   2. finalità amministrative e gestionali e per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge (quali ad esempio quelli di natura contabile e fiscale o in materia di antiriciclaggio), da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità, a cui il Titolare è soggetto;
   3. finalità necessarie ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le Autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
2. con il Suo consenso (articolo 7, GDPR), per le seguenti finalità:
   1. l’invio di newsletter contenente materiale a carattere informativo e divulgativo, articoli e pubblicazioni, anche in relazione all’attività professionale del Titolare.

La base giuridica del trattamento di dati personali per le finalità di cui alla precedente sezione I), punto a) è l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, pertanto l’esecuzione di obblighi precontrattuali e contrattuali rispetto a rapporti giuridici con Lei costituiti e/o costituendi.

La base giuridica del trattamento di dati personali per le finalità di cui al punto b) è l’adempimento ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento, mentre per le finalità di cui al punto c) è il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento. Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento come sopra illustrate, il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui alla precedente sezione I) è obbligatorio. Un Suo eventuale mancato, parziale o inesatto conferimento e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l’impossibilità per il Titolare di dare seguito alle Sue richieste, di adempiere agli obblighi contrattuali derivanti dal mandato conferito o ad un obbligo di legge a cui il Titolare è soggetto o alle richieste delle Autorità competenti.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla precedente sezione II) è facoltativo, con la conseguenza che Lei potrà decidere di non fornire il Suo consenso, ovvero di revocarlo in qualsiasi momento.

In occasione del trattamento dei Suoi dati per le finalità sopra illustrate alla precedente sezione I) potremo, inoltre, venire a conoscenza di categorie particolari di dati personali, come sopra definite in premessa. Per queste ragioni, Le chiediamo di prestare per iscritto il Suo consenso esplicito al trattamento di tali dati, precisando che Lei avrà il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

3. Modalità di trattamento e tempi di conservazione

La raccolta e il trattamento dei Suoi dati personali da parte del Titolare vengono eseguiti nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza e in maniera da garantirne un’adeguata sicurezza, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.

I dati raccolti saranno trattati mediante strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici e telematici, o mediante strumenti cartacei, con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i dati personali sono stati raccolti e, comunque, in modo da garantire in ogni caso la sicurezza dei medesimi e per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti, fatta salva la necessità di conservare i dati per rispondere agli obblighi previsti dalla normativa vigente anche successivamente alla cessazione delle operazioni di trattamento o fino al tempo permesso dalla legge italiana a tutela degli interessi del Titolare.

Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati personali e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste scrivendo al Titolare.

3.1. Trattamento dei dati personali con strumenti di Intelligenza Artificiale ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 L. n. 132/2025

(i) Finalità e modalità di trattamento:

CARAVATI PAGANI informa che – nell’esecuzione del mandato professionale conferito – potrà avvalersi di sistemi e strumenti che integrano tecnologie di Intelligenza Artificiale, inclusi i sistemi generativi, per il trattamento dei dati personali. Ciò avverrà nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza e nei limiti delle finalità indicate nella presente informativa e sempre in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

Tali strumenti verranno utilizzati, esclusivamente, per finalità ausiliarie e di supporto all’attività professionale, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• attività di analisi, sintesi e classificazione di documenti contabili, fiscali e societari;
• supporto nella ricerca documentale, normativa e giurisprudenziale;
• assistenza nella redazione di bozze di atti, pareri, contratti e altri documenti professionali;
• analisi e sintesi di documentazione complessa;
• predisposizione di contenuti non decisionali e comunicazioni preliminari;
• strumenti conversazionali automatizzati (es. assistenti virtuali) utilizzati per finalità organizzative o precontrattuali.

Come specificato nel mandato professionale, l’uso di tali strumenti non sostituisce l’attività umana ponendosi rispetto alla stessa solo come supporto.

Ne consegue che ogni elaborazione, valutazione e decisione finale viene assunta, in via esclusiva, dal Professionista, unico responsabile, il quale, prima di utilizzare i risultati generati dai sistemi di intelligenza artificiale, esercita un controllo effettivo sui medesimi.

(ii) Esclusione di processi decisionali automatizzati:

Il Titolare del trattamento garantisce che l’uso degli strumenti di intelligenza artificiale per il trattamento dei Suoi dati personali non comporta, in alcun caso, l’adozione di decisioni basate solo sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici che La riguardano o che incidano in modo analogo significativamente sulla Sua persona, ai sensi e per gli effetti dell’art. 22 GDPR.

L’intervento umano qualificato e decisionale è sempre garantito.

(iii) Base giuridica del trattamento:

• nell’esecuzione del contratto di mandato professionale di cui Lei è parte (art. 6, par. 1, lett. B, GDPR) in quanto l’impiego di tali tecnologie è funzionale a un più efficiente e accurato svolgimento dell’incarico conferito.
• nel legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a utilizzare strumenti innovativi per ottimizzare la propria organizzazione e migliorare la qualità dei servizi professionali offerti, nel rispetto dei Suoi diritti e delle Sue libertà fondamentali.

(iv) Categorie di dati trattati e misure di sicurezza:

Gli strumenti di intelligenza artificiale potranno trattare le categorie di dati personali da Lei forniti e necessari per l’espletamento dell’incarico (es. dati anagrafici, dati di contatto, dati economici, finanziari e fiscali).

Il Titolare si impegna a non fornire a tali sistemi dati non strettamente pertinenti alle finalità di cui al punto 3.1. (i) nel rispetto del principio di minimizzazione.

Il Titolare adotta specifiche misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza, la riservatezza e l’integrità dei dati trattati tramite intelligenza artificiale, in conformità a quanto previsto dal GDPR e dal Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act).

In particolare, il Titolare si impegna a:

• Selezionare fornitori di servizi di intelligenza artificiale che offrano garanzie adeguate in materia di protezione dei dati, formalizzando il rapporto tramite accordi di nomina a Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
• Preferire strumenti di AI che consentano l’anonimizzazione e la pseudonimizzazione dei dati, ove possible, nel rispetto delle Linee Guida EDPB sull’AI e degli orientamenti dell’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali.
• Verificare che i dati non vengano utilizzati dai fornitori per finalità diverse da quelle di erogazione del servizio (es. addestramento dei modelli di IA), adottando, ove possibile, versioni dei servizi che garantiscano tale esclusione.
• Garantire la conformità normativa in caso di eventuali trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, che avverranno solo in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o sulla base di garanzie appropriate (es. Clausole Contrattuali Standard).

(v) Diritti dell’interessato:

Il Titolare del trattamento garantisce che l’uso dei sistemi di intelligenza artificiale non comporterà la compressione dei diritti degli interessati.

A tal proposito, si precisa che Le sono riconosciuti tutti i diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione). Inoltre, in linea con il principio di trasparenza, Lei ha il diritto di richiedere al Professionista informazioni specifiche sulla tipologia di strumenti di IA impiegati per la gestione del Suo incarico.

Come previsto dal mandato professionale, Lei potrà altresì esercitare il diritto di chiedere, con richiesta espressa e motivata, che i Suoi dati non siano trattati mediante strumenti di intelligenza artificiale nell’ambito dello specifico incarico. Per esercitare tali diritti, potrà rivolgersi ai recapiti del Titolare indicati nella presente informativa.

4. Categorie di destinatari dei dati personali

Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i Suoi dati raccolti ed elaborati potranno essere condivisi, esclusivamente per le finalità sopra specificate, con le seguenti categorie di destinatari:

• dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di persone autorizzate al trattamento dei dati personali, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
• persone, società, studi professionali o altri soggetti terzi con i quali il Titolare intrattiene rapporti necessari allo svolgimento della propria attività per le finalità sopra indicate o per obbligo di legge, a cui è stato affidato specifico mandato e per il tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti i dati, che agiscono tipicamente in qualità di Responsabili del trattamento di CARAVATI PAGANI;
• Autorità giurisdizionali o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici, nell’esercizio delle loro funzioni.

Il Titolare assicura che il trattamento dei Suoi dati personali da parte dei destinatari sopra indicati avviene nel rispetto della normativa vigente.

5. Comunicazione dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso (articolo 6, lettere b, c, f, GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità sopra elencate a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, banche e istituti di credito, consulenti e professionisti, terzi in genere, tra cui piattaforme che offrono servizi di archiviazione e scambio dati da Lei specificatamente indicate, ecc., nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia un obbligo legale o contrattuale o sia evasione di una Sua specifica richiesta, con la precisazione che detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

In ogni caso, i Suoi dati personali non saranno diffusi.

6. Conservazione e trasferimento dei dati

I Suoi dati personali sono conservati su server ubicati presso le sedi del Titolare, all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati nei paesi extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard come previste dalla Commissione Europea.

7. Diritti dell’interessato

In conformità a quanto previsto dal GDPR, Lei ha il diritto di esercitare i seguenti diritti:

1. diritto di accesso – Ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a: finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati e periodo di conservazione, destinatari cui questi possono essere comunicati (articolo 15, GDPR);
2. diritto di rettifica – ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16, GDPR);
3. diritto alla cancellazione – ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR (articolo 17, GDPR);
4. diritto di limitazione – ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR (articolo 18, GDPR);
5. diritto alla portabilità – ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20, GDPR);
6. diritto di opposizione – opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento (articolo 21, GDPR);
7. diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
8. diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo – Proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, 00187 Roma (www.garanteprivacy.it).

8. Modalità di esercizio dei diritti

Potrà in qualsiasi momento esercitare i Suoi diritti inviando:

• una raccomandata a: CARAVATI PAGANI, Piazza De Filippi, 7 – 28041 Arona (NO)
• una e-mail all’indirizzo: privacy@caravatipagani.it

9. Titolare

Ai sensi del GDPR, il Titolare del trattamento dei dati è CARAVATI PAGANI – Dottori Commercialisti Associati, come sopra definito.

Per qualunque informazione inerente al trattamento dei dati personali di CARAVATI PAGANI, tra cui l’elenco dei Responsabili che trattano dati, La invitiamo a scrivere all’indirizzo e-mail: privacy@caravatipagani.it

10. Modifiche

La presente informativa è in vigore dal 18/12/2025. CARAVATI PAGANI si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa vigente e La invita quindi a visitare con regolarità la specifica sezione del proprio sito web per prendere cognizione della più recente versione della stessa.