FATTURAZIONE ELETTRONICA: SIAMO PRONTI?

COSA È VERAMENTE LA FATTURA ELETTRONICA

La Fattura Elettronica è un documento digitale, ma è anche un processo di digitalizzazione che porta con sé la reingegnerizzazione della parte amministrativa contabile dell’azienda, ferma da 50 anni nella propria consolidatissima quotidianità.

I Processi vanno completamente ripensati, non si tratta (solo) dell’acquisto di un software per adempiere all’obbligo della fatturazione elettronica (ovviamente indispensabile, ma rappresentante una piccolissima parte del problema).
E’ un salto culturale, tanto che anche la conservazione delle fatture va rivista obbligatoriamente in digitale, in quanto i documenti nativamente digitali devono essere conservati digitalmente. Se non si ripensano i processi, la Fattura Elettronica non solo non esprimerà i vantaggi di efficienza, precisione, velocità, ma diventerà un pesante e lento nuovo adempimento.
Il file in formato XML deve far partire (a monte ed a valle) altri processi aziendali che devono essere altrettanto digitalizzati e ripensati. Ricordiamoci che la fattura è il documento chiave intorno al quale girano la maggior parte dei processi amministrativi.

Che cosa è ANCHE la Fatturazione Elettronica?

Per molti la fatturazione elettronica è l’ennesimo obbligo normativo che dall’inizio del prossimo anno toccherà milioni di partite iva, forzatamente costrette al cambiamento.
Senz’altro è anche il modo per l’Agenzia delle Entrate di recuperare parte dell’evasione iva (il cosiddetto VAT gap), ed in futuro di affinamento delle metodologie di controllo, basandosi sul Data Mining delle informazioni scambiate dal Sistema di Interscambio (bisogna infatti ricordare che le fatture transitano complete, con tanto di descrizioni, quantitativi, importi, sconti etc). È anche un documento con migliori requisiti di certezza (autenticità, integrità e data certa), anche se le logiche civilistiche e contrattuali sottostanti rimangono invariate.

PROROGA IN VISTA PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA?

Ad oggi tutti i segnali sembrano propendere per il NO.
Il legislatore è in una fase di fervente produzione normativa ed interpretativa.
È stata confermata l’assenza di sanzioni per la prima fase applicativa, e sono state rivisti – in ottica di semplificazione – i termini di emissione da luglio 2019.
Le software house sono pronte (o in dirittura d’arrivo) ed hanno investito pesantemente nell’aggiornamento dei propri programmi, e lo dovranno ancora fare per i prossimi mesi. Per non parlare dell’assistenza che dovranno dare ai propri clienti per l’emissione della fattura, relativamente alla quale si stanno organizzando.
Un numero sempre più corposo di professionisti dell’area contabile e fiscale è pronta a supportare i clienti, ed anche loro hanno investito cifre consistenti sia di denaro che di tempo.

PUNTI DI ATTENZIONE

Abbiamo detto che l’acquisto del software è solo una piccola parte delle attività da svolgere.
Ma quali sono le altre attività che un’azienda deve mettere in campo per arrivare pronta al FE-day?
Sulla base dell’esperienza sul campo suggeriamo di:

• Ripercorrere tutte le modalità di emissione delle proprie fatture (immediate, accompagnatorie, differite), e simulare l’impatto della nuova modalità (eventualmente modificandone alcune);
• Verificare la leggibilità del nuovo documento (molti layout fortemente personalizzati devono essere rivisti in quanto diventano poco leggibili nel nuovo formato);
• Il momento di emissione cambia e pertanto va messo in discussione il chi e quando genera la fattura ed ogni quanto viene trasmessa al Sistema di Interscambio, chi controlla e gestisce gli eventuali scarti;
• Raccogliere i codici destinatario (o la PEC) dei clienti ed aggiornare le anagrafiche;
• Definire modalità, SLA di servizio e contrattualizzare la conservazione digitale a norma, eventualmente cogliendo l’occasione di conservare altri documenti oltre le fatture (DDT, schede contabili, giornale, registri di magazzino…);
• Ripensare le postazioni di contabilizzazione (eventualmente prevedendo un doppio monitor).

VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

I clienti che abbiamo assistito negli anni passati nell’avvio alla Fatturazione Elettronica tra privati e verso la Pubblica Amministrazione ci confermano che la ricerca di automazione ed efficienza è un processo che prosegue nel tempo. Abbiamo potuto constatare che i processi ibridi (parte su carta e parte in digitale) sono inefficienti e/o inefficaci, e che l’azienda tenderà naturalmente ad efficientarli eliminando la carta residua.
Abbiamo personalmente testato i vantaggi della dematerializzazione (inizialmente applicata ai modelli dichiarativi dal lontano 2008) in termini di completezza, velocità e reperibilità dei documenti.
Se poi, ridisegnando i processi, si introducono alcune nuove funzioni (fino a qualche anno fa comunemente utilizzate solo nelle aziende di grande dimensione), il vantaggio è esponenziale: si pensi ai sistemi di autorizzazione che attualmente prevedono la generazione di copie cartacee ed il passaggio (fisico) autorizzativo dei documenti da registrare o pagare. Tutte queste attività possono oggi essere realizzate interamente in digitale tramite software che gestiscono i flussi documentali ed autorizzativi: dallo scarico dello SDI, alla circolazione (nell’ordine stabilito) dei documenti e che consentono ai responsabili delle varie funzioni di vistare o autorizzare qualunque tipo di documento da remoto, anche dal proprio smartphone.

FATTURAZIONE ELETTRONICA E COMPLIANCE FISCALE

Il business aziendale ed il contesto fiscale sono sempre più complessi.
Le aziende richiedono (o viene richiesta loro) una sempre maggiore trasparenza, compliance e reporting.
Il mondo del TAX è storicamente meno digitalizzato (o digitalizzato più tardi) rispetto ad altri comparti ed agli altri processi aziendali.
Per questo motivo il nostro Studio negli ultimi 10 anni, ed in particolare negli ultimi 3, ha fortemente investito in tecnologia, infrastruttura e formazione.
In futuro, molti dei flussi saranno automatizzati, semi automatici o completamente automatici: questo comporterà sia minori errori di data entry, e sia la possibilità di performare data mining direttamente sui sistemi del cliente.
Si pensi alle funzioni di controllo interno o di revisione legale che potranno elaborare grandi quantitativi di dati alla ricerca di anomalie (di date, di orari, di operatore, di volume transazioni…) o di svolgere le attività di campionamento in modo più veloce, efficace ed efficiente.
Anche le aziende avranno dei vantaggi: da un lato potranno non analizzare più i dati manualmente ma utilizzare sistemi di Business Intelligence fino ad ora appannaggio delle grandi società, dall’altro raggiungere una migliore compliance fiscale (avendo anche maggior controllo delle informazioni che confluiscono dei dichiarativi fiscali), riducendo rischi fiscali e reputazionali.

COME CI SIAMO ATTREZZATI PER SUPPORTARE I CLIENTI

Partendo dall’esperienza decennale sulla dematerializzazione, sulla Fattura Elettronica e grazie ai numerosi convegni tenuti a colleghi e software house, abbiamo creato un team dedicato di 5 persone (consulenti, contabili e tecnici IT) che si è concentrato dagli inizi dell’anno sullo studio della materia, sui test dei software, sulla formazione interna di tutti i consulenti dello studio e da settembre sul supporto dei clienti.
Inoltre, per assistere gli oltre 200 clienti che hanno affidato la contabilità alla nostra società di servizi, abbiamo dotato l’ufficio contabile di 2 nuove risorse e sostituito 12 postazioni di lavoro con sistemi dual monitor.
Facendo tesoro di questi mesi di esperienza sul campo e delle continue domande dei clienti, abbiamo raccolto oltre 100 FAQ sulla FE B2B, nell’attesa di una tanto annunciata quanto assente circolare dell’AdE.
Tale documento, in continuo aggiornamento con i chiarimenti normativi e risposte dell’AdE e con le nuove casistiche che si presentano, è la preziosa Knowledge Base dei consulenti dello studio per supportare al meglio i clienti rispondendo in modo rapido ai quesiti o offrendo formazione in azienda sul tema della fatturazione elettronica.